摘要：好筆桿子網(wǎng)小編為你整理了多篇相關(guān)的《會(huì)議籌辦24步驟》，但愿對(duì)你工作學(xué)習(xí)有幫助，當(dāng)然你在好筆桿子網(wǎng)還可以找到更多《會(huì)議籌辦24步驟》。
會(huì)議是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)研究部署工作的重要手段，會(huì)務(wù)工作質(zhì)量與水平的高低直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的效果。會(huì)議活動(dòng)的籌辦涉及到會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三個(gè)階段。
第一階段：會(huì)前籌備階段。大致要有16個(gè)重點(diǎn)步驟:
1.擬訂會(huì)議方案。會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的總綱，是會(huì)議意圖、目標(biāo)、計(jì)劃實(shí)施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、議程、擬請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)及職責(zé)分工等。制訂會(huì)議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)明表述、簡(jiǎn)單問題慎重對(duì)待的原則，增強(qiáng)方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)逐項(xiàng)分解落實(shí)。
2.起草、審核會(huì)議通知。會(huì)議通知是會(huì)議組織者向參會(huì)人員傳遞會(huì)議信息的主要方式，也是參會(huì)人員反饋信息的前提和條件。起草會(huì)議通知要做到表述準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。會(huì)議通知一般由辦公室負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意。做好這項(xiàng)工作，關(guān)鍵在于落實(shí)會(huì)議審批制度與提高效率相結(jié)合，既要嚴(yán)格按程序逐級(jí)審核把關(guān)，又要迅速及時(shí)。
3.下發(fā)會(huì)議通知。要把握好兩點(diǎn):一是及時(shí)，使參會(huì)人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備;二是準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會(huì)議需要電話通知時(shí)，要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說明“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4.落實(shí)與會(huì)人員。按照會(huì)議通知要求的時(shí)間，對(duì)與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話督促，統(tǒng)計(jì)匯總后拉出參會(huì)人員、請(qǐng)假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括:會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。
6.預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定后，要立即與會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)預(yù)訂會(huì)議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。
7.編印會(huì)議須知。與會(huì)者通過會(huì)議通知得到召開會(huì)議的信息，但會(huì)議的有關(guān)安排、要求，需要通過會(huì)議須知來了解和掌握。大型會(huì)議活動(dòng)需要編印會(huì)議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內(nèi)容包括: 日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。
8.制作會(huì)議證件。全市大型會(huì)議(現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、紀(jì)委全會(huì)等)需要制作會(huì)議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會(huì)議主題，從易于識(shí)別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計(jì)制作。
9.布置主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的重點(diǎn)和中心部位，是會(huì)議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。
10.制作會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題，會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無誤，并注意把握會(huì)標(biāo)的長(zhǎng)度、字體與會(huì)場(chǎng)是否協(xié)調(diào)一致。
11.檢查音響和燈光。根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”:布置會(huì)場(chǎng)時(shí)檢查;會(huì)前半小時(shí)檢查;會(huì)前十分鐘檢查。某些法定會(huì)議播放《國(guó)歌》《國(guó)際歌》，要提前進(jìn)行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進(jìn)行更換，有投影演示時(shí)需及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。
12.編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場(chǎng)座次。座區(qū)圖和座簽認(rèn)真核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。
13.組織調(diào)度會(huì)議用車。地點(diǎn)偏遠(yuǎn)或有統(tǒng)一乘車安排時(shí)，一般要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)。
14.安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議，協(xié)調(diào)宣傳等部門提前通知有關(guān)新聞單位。
15.安排會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)。大型的會(huì)議，要通知信訪部門，協(xié)調(diào)公安機(jī)關(guān)和交警部門做好會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會(huì)議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議，由于到會(huì)車輛較多，要安排交警到會(huì)場(chǎng)附近進(jìn)行交導(dǎo)。
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