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2012年7月1日起實(shí)施的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，“紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)”。《條例》非常明確地規(guī)定了紀(jì)要的適用范圍，雖然其名稱中去掉了“會(huì)議”兩字，但仍然是會(huì)議的專用文種，用于對會(huì)議的主要情況和議定事項(xiàng)進(jìn)行記載。
可以用來對會(huì)議進(jìn)行記載的還有另外一個(gè)文種——會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是對會(huì)議的實(shí)錄，它與紀(jì)要的區(qū)別從“記”與“紀(jì)”兩個(gè)字的不同上就可以看出。“記”的本義是“錄事、記錄”，而“紀(jì)”的本義是“別絲”，即理出絲緒。兩個(gè)字的不同，提示著會(huì)議記錄與紀(jì)要有明顯區(qū)別。
首先，會(huì)議記錄是一種實(shí)錄，是用文字對會(huì)議整個(gè)過程的記錄，理論上應(yīng)該是有聞必錄，完全客觀真實(shí)地以文字反映會(huì)議過程。而紀(jì)要是擇要而記，不追求全面完整，而是以對要點(diǎn)的準(zhǔn)確抓取為目的。其次，從完成時(shí)間上看，會(huì)議記錄一般在會(huì)上完成，與會(huì)議同步，會(huì)議結(jié)束，會(huì)議記錄完成；紀(jì)要?jiǎng)t一般在會(huì)后完成，要求其與會(huì)議同步是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)樗仨毥?jīng)過后期的加工整理。最后，從二者的功能和歸宿上來看，會(huì)議記錄作為會(huì)議的實(shí)錄，一般不對外公開，在現(xiàn)實(shí)功能發(fā)揮之后，則會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案備查，備查是其主要功能；而紀(jì)要?jiǎng)t主要用于傳達(dá)會(huì)議精神或貫徹會(huì)議決定，現(xiàn)實(shí)功能比較明顯，當(dāng)然最后也會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案。會(huì)議記錄與紀(jì)要雖然有區(qū)別，但也有聯(lián)系，這主要體現(xiàn)在形成紀(jì)要的過程中。紀(jì)要在形成時(shí)的一個(gè)很重要的原始材料就是會(huì)議記錄，紀(jì)要的形成離不開會(huì)議記錄，會(huì)議記錄是形成紀(jì)要的素材，而紀(jì)要是會(huì)議記錄的高級形式。
紀(jì)要是法定公文中比較常用的種類，不僅要了解其基本寫作要求，還要把握其寫作技法。下面從擇要之法和語句選擇兩個(gè)方面來談?wù)劶o(jì)要寫作的特殊技法。
一、擇要之法
紀(jì)要的主體部分須擇要而記，具體的寫作方法包括概述法、發(fā)言摘要法和歸納法三種。在上述三種寫法中，以概述法使用最為普遍，也最簡單，只要將會(huì)議的基本情況概括出來即可，因此它常常用于一般會(huì)議或小型會(huì)議。發(fā)言摘要法和歸納法常常用于重要會(huì)議、大型會(huì)議或內(nèi)容相對復(fù)雜的會(huì)議，盡管基本寫法容易掌握，但要真正用好這種寫法，還是有一定難度的，對寫作者的要求也較高，特別是概括要點(diǎn)這一過程。下面結(jié)合一篇案例進(jìn)行說明。
XX集團(tuán)公司人事行政部會(huì)議記錄
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