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開好分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)，這些細(xì)節(jié)莫忽視
一場(chǎng)優(yōu)質(zhì)高效的視頻會(huì)議，不僅有效減少人員聚集，降低會(huì)議成本，更能切實(shí)提高工作效率。開好分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議，以下細(xì)節(jié)不可忽視：?
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01 明確傳輸信號(hào)?
視頻會(huì)議一般有指定的傳輸信號(hào)種類，作為統(tǒng)籌分會(huì)場(chǎng)的經(jīng)辦人必須向相關(guān)部門了解清楚，同一時(shí)間是否有其他上級(jí)部門召開視頻會(huì)議，采用該種信號(hào)進(jìn)行傳輸。?
如果有兩個(gè)或多個(gè)會(huì)議在同一時(shí)間用同一種信號(hào)召開視頻會(huì)議，則應(yīng)立即與上級(jí)部門聯(lián)系，由上級(jí)部門協(xié)調(diào)并明確是否更改傳輸信號(hào)。? ??
02 了解議程和時(shí)長(zhǎng)?
為提前做好會(huì)議準(zhǔn)備，經(jīng)辦人要主動(dòng)與上級(jí)部門聯(lián)系，了解會(huì)議議程，弄清楚是否需要分會(huì)場(chǎng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言。確需發(fā)言的，經(jīng)辦人要提前向上級(jí)部門了解發(fā)言主題、時(shí)限、著裝等要求，據(jù)此通知相關(guān)人員準(zhǔn)備材料。?
會(huì)議通知上一般只注明會(huì)議開始時(shí)間，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要安排多項(xiàng)工作，參加多項(xiàng)會(huì)議，有時(shí)上級(jí)部門的視頻會(huì)議結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)接著召開本級(jí)的視頻會(huì)議，部署相關(guān)工作。?
為合理安排工作時(shí)間，經(jīng)辦人要事先與上級(jí)主辦部門聯(lián)系，提前了解該視頻會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，并據(jù)此做好相應(yīng)安排。? ??
03 提前檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備?
經(jīng)辦人要提前到會(huì)場(chǎng)檢查接收的畫面是否清楚、音質(zhì)是否清晰、音量大小是否合適、攝像機(jī)是否遮擋視線等。?
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