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公文擬辦的作用、問題與對策
公文擬辦是指黨政機關(guān)秘書部門對收到的各類公文(含電報等)進行研究,提出辦理意見供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。無論從歷史經(jīng)驗還是現(xiàn)實需要來看,公文擬辦對于改善政務(wù)運行、提升工作效能都具有重要作用。
一、公文擬辦的歷史地位
公文擬辦工作在我國有悠久的歷史,而且一直具有重要地位。僅就中央政府來說,秦朝的“三公”(太尉、丞相、御史大夫),漢代的宰相和尚書,唐宋時期的宰相和翰林學(xué)士等高級文官,都負有協(xié)助皇帝批答章奏的職責(zé),這實際上就是最高層次的公文擬辦工作。自唐代起,文官們對經(jīng)手的章奏提出處理意見稱為“條旨”,意即向皇帝分條貢獻意見,《續(xù)通志》記載:“凡中外章奏,宰相具用小票墨書帖名疏面以對,謂之條旨”。[1]同時,對篇幅較長的章奏作內(nèi)容摘要,寫于黃紙之上,以便皇帝御覽,稱為“引黃”。《正字通》記載:“其表章略舉事目,見于前封皮者,謂之引黃。”[2]此外,對草擬敕令的錯誤之處進行更正,稱作“貼黃”。明朝廢止宰相,設(shè)置內(nèi)閣作為皇帝的秘書機構(gòu),一應(yīng)章奏先由內(nèi)閣大學(xué)士看過,用一個小條子(票)擬具意見,附貼在公文上,送皇帝斟酌參考,這一過程稱為“票擬”。皇帝看過后撕掉條子,親自用紅筆批下,便是正式的諭旨。由于章奏數(shù)量龐大(據(jù)當(dāng)時統(tǒng)計,自洪武十七年九月十四至二十一日的八天之內(nèi),內(nèi)外諸司送到皇宮里的章奏就有1160件[3]),皇帝一人決斷十分困難,而御前文官才識廣博,具備代天子立言的能力,所以多數(shù)諭旨只需照批票擬意見,節(jié)省了皇帝的時間與精力。清代在內(nèi)閣之外增設(shè)軍機處,它是皇帝處理軍政事宜的秘書機構(gòu)。針對章奏文字過于冗繁的問題,明清時期,章奏內(nèi)容摘要工作被制度化,明代稱作“貼黃”,清代亦稱“撮白”,并且規(guī)定不得超過一百字。民國時期,北洋政府公文處理方面的不少做法仍然沿襲明清慣例。
由此可見,盡管歷朝歷代中央政治架構(gòu)不一,但秘書機構(gòu)始終存在,它們的一項重要職責(zé)就是接收公文,并就公文為決策者提供合理建議,此即公文擬辦。雖然不同時期稱謂不同,工作性質(zhì)實際一致。公文擬辦的顯性工作,包括對所接收公文進行內(nèi)容摘要和提出辦理意見兩部分,即“引黃”和“票擬”,要求文字簡略明了。其幕后的隱性工作則包括審閱、糾錯、調(diào)查、詢問、分析、綜合等一系列前期事項,這些帶有研究協(xié)調(diào)性質(zhì)的繁雜任務(wù)僅靠決策者自身無法應(yīng)對,必須由專職秘書機構(gòu)具體承擔(dān),于是公文擬辦自然而然地成為歷來政治決策的必經(jīng)程序。從職能定位看,公文擬辦人員研究提出政事處理意見,事關(guān)社稷民生,內(nèi)容重要,職責(zé)重大。從工作流程看,公文擬辦人員歸口接收政務(wù)文書,在政務(wù)運行中處于信息中樞、事務(wù)集成的環(huán)節(jié)。從所處位置看,公文擬辦人員直接服務(wù)決策者,最接近決策者,在揣測和領(lǐng)會決策意圖方面具有優(yōu)勢。從人員素質(zhì)看,公文擬辦人員飽讀經(jīng)史,歷練豐富,具備政事處理能力;如果難堪重任、擬辦失當(dāng),勢必失寵圣前、卷席走人。所有這些因素,決定了公文擬辦人員參謀政事的重要地位和輔助決策的重要作用。
二、公文擬辦的現(xiàn)實作用
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