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所謂公文，就是“公務(wù)文書(shū)”的簡(jiǎn)稱。就整個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，它承載著“上傳下達(dá)、左右溝通”“記錄歸檔、反饋備查”等方面的重大職能。在信息內(nèi)容上是否準(zhǔn)確，在理解應(yīng)用上是否到位，在形式表達(dá)上是否規(guī)范，在公信力上是否有效，都是決定“公務(wù)文書(shū)”能否發(fā)揮應(yīng)有作用的關(guān)鍵性因素。只有基本具備上述因素，才能真正達(dá)到公文寫(xiě)作的要求。有人把公文說(shuō)成“八股文”，這既是一種不負(fù)責(zé)任的胡亂譬喻，又是實(shí)實(shí)在在的“行外話”。
在機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位等公務(wù)活動(dòng)中，公文是傳遞信息、記錄事務(wù)的重要形式和載體，具有格式上的規(guī)范性、內(nèi)容上的完備性和功能上的效用性等基本特征。由于它時(shí)刻應(yīng)用在各類公務(wù)活動(dòng)中，所以正確、規(guī)范而又熟練地撰寫(xiě)公文，是每位公務(wù)人員尤其文秘人員應(yīng)當(dāng)具備的公務(wù)能力和基本素養(yǎng)。公文語(yǔ)言文字和內(nèi)容的寫(xiě)作，除了“簡(jiǎn)潔、明確”等具體要求外，還需要講求“言之有物、行之有理”。所謂“理”，既指內(nèi)容上的邏輯性，又指形式上的規(guī)范性。
一、簡(jiǎn)析“不規(guī)范公文”現(xiàn)象及其主要成因
我國(guó)自古就有“字如其人”的說(shuō)法，其實(shí)“文如其人”又何嘗不是如此,然而就“公務(wù)文本”而言，由于這樣那樣的因素，其中“不規(guī)范”現(xiàn)象是客觀的，甚至是普遍存在的。比如，公文寫(xiě)作的主體如果是領(lǐng)導(dǎo)者，他們往往胸有大格局，卻沒(méi)有時(shí)間精力、思維能力或者書(shū)寫(xiě)水平等，自己去完全搞定公文寫(xiě)作，所寫(xiě)出來(lái)的公文在“文、言、形、理”等各個(gè)方面，難以有效地規(guī)避“失范”現(xiàn)象。而這些公文如果讓“寫(xiě)作人員”——輔助領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)作的專業(yè)人員去奉命而作，他們雖然具有一定的寫(xiě)作能力和專業(yè)水平，往往由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)者的高度和格局，沒(méi)有身體力行地去學(xué)習(xí)與思考、實(shí)踐與探索，盡管努力體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的顯意圖，也難以逃脫“領(lǐng)導(dǎo)講些什么就寫(xiě)些什么”的局限性，所寫(xiě)出來(lái)的公務(wù)文書(shū)自然也會(huì)出現(xiàn)“不規(guī)范”現(xiàn)象。再如，在“寫(xiě)作客體”——公務(wù)信息上是否客觀和精準(zhǔn)，在“寫(xiě)作受體”——發(fā)文對(duì)象上是否存在“無(wú)的放矢、不看對(duì)象”問(wèn)題，在“寫(xiě)作載體”——公文體式和撰寫(xiě)程序上是否發(fā)生“脫節(jié)或不嚴(yán)密”等等。所有這些，都是造成公文不規(guī)范現(xiàn)象的主客觀因素。在上述種種矛盾狀態(tài)下，公文寫(xiě)作與普通意義上的寫(xiě)作學(xué)、新聞學(xué)、文學(xué)等難以區(qū)別開(kāi)來(lái)，也就基本形成當(dāng)前公文寫(xiě)作領(lǐng)域中的“失范”現(xiàn)象。要從根本上有效扭轉(zhuǎn)這些亂象，必須在立足基本功基礎(chǔ)上，善于講求一系列策略和技巧。
二、立足寫(xiě)作人員角度試說(shuō)公文寫(xiě)作策略和技巧
作為“捉刀者”，寫(xiě)作人員要立足主題，精心審思和合理籌劃，做到“六有”，即有站位、有格局、有情懷、有章法、有干貨、有積累，并在此基礎(chǔ)上，努力學(xué)會(huì)并善于把握如下一些策略和技巧，進(jìn)而在熟能生巧中寫(xiě)就“規(guī)范性”公文。
（一）立足單位實(shí)際，明確公文寫(xiě)作目的。公文寫(xiě)作只有首先明確主要目的——寫(xiě)作的對(duì)象和意圖，才能確保它與制文單位（或部門(mén)）的職權(quán)范圍一致，這是有效把握寫(xiě)作口吻、基本分寸的客觀基礎(chǔ)和必要前提，否則，在“大方向”上容易發(fā)生偏差，這是“大忌諱”。其思維流程大致如下：一是準(zhǔn)確明確主旨。公文講求“闡發(fā)基本觀點(diǎn)”“準(zhǔn)備解決問(wèn)題”“有何理論依據(jù)”，以及“收文對(duì)象”和“發(fā)送范圍”等，缺乏對(duì)公文主旨的了解和把握，無(wú)異于“盲人摸象”。二是結(jié)合實(shí)際，把上述元素融為一體。從語(yǔ)言角度來(lái)講，在明確主旨后，要善于對(duì)其中各類元素進(jìn)行解析和分類，并通過(guò)“化繁雜為簡(jiǎn)約、化細(xì)節(jié)為條理”，形成“該粗該細(xì)、清晰明了”的條路思維，這既是“核心”，也是體現(xiàn)寫(xiě)作人“抓大放小”能力的關(guān)鍵。三是保持政策的系統(tǒng)性和連貫性。無(wú)論什么樣的公文，一旦制成并發(fā)布出去，就具有相應(yīng)的權(quán)威性和指導(dǎo)性，“煩瑣性、碎片化”現(xiàn)象，既有損單位和公文的公信力，又讓收文對(duì)象難以實(shí)際操作。因此，公文寫(xiě)作必須要與單位意志相契合，具有明確的目的和指向性，方能凸顯公文的實(shí)效。
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