新時期如何做好文件保密、歸檔與利用工作
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目前，社會發(fā)展進(jìn)入新的歷史時期，對于文件管理工作提出更高要求。文件中承載著很多關(guān)鍵的內(nèi)容，對于社會的建設(shè)發(fā)展具有重要影響。因此，需要做好文件的保密，歸檔和利用工作，為后續(xù)的工作提供科學(xué)的借鑒指導(dǎo)，為社會的建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。文件保密工作是文件管理工作人員的工作職責(zé)，因此，負(fù)責(zé)文件管理的工作人員需要有效的明確自身責(zé)任，防止出現(xiàn)文件出現(xiàn)泄露。相關(guān)的從業(yè)人員需要提升自身的安全防范意識和職業(yè)道德操守，增強自身的保密意識，高度重視文件保密工作。一旦出現(xiàn)文件泄露情況，需要有關(guān)部門嚴(yán)格進(jìn)行懲處，有效的處理文件泄密問題[1]。在文件管理工作實際中，在硬件設(shè)施建設(shè)上，需要重視重要文件的安全管理。要安裝保險鎖，保險柜和其他的防盜設(shè)備等，提升文件安全。相關(guān)的工作人員需要對重要文件進(jìn)行備份，防止文件丟失導(dǎo)致無法復(fù)原。要重視文件的防潮，防曬和防蛀工作，保護(hù)文件的完整性。針對那些絕密的文件需要進(jìn)行嚴(yán)格審查，在合格之后進(jìn)行歸檔，仔細(xì)核對簽字。在進(jìn)行歸檔時，如果出現(xiàn)泄密情況，需要立即查找文件泄露的原因，對會造成的后果進(jìn)行預(yù)測，借助有效方法進(jìn)行處理，把損害降到最低。要有效的落實科學(xué)的防守制度，安排專門人員進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)文件丟失情況，如果沒有授權(quán)不能調(diào)取檔案，如果工作有需要，需要進(jìn)行一系列比較嚴(yán)格程序。文件對于社會的公共利益具有重要影響，與每個人的切身利益有密切聯(lián)系。相關(guān)的文件管理部門需要讓每個人明確保密規(guī)則，要進(jìn)行保密準(zhǔn)則的教育宣傳，提升工作人員的保密意識。文件管理工作中比較關(guān)鍵的內(nèi)容是保障文件的完整性和安全性，是文件管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容。文件需要保持完整，整齊，要有效的進(jìn)行保存，為后續(xù)的文件運用提供有效幫助，以此來實現(xiàn)文件管理工作的目的。所以，需要對文件進(jìn)行仔細(xì)分類，讓每一個文件具備一定的條理性，比如，可以結(jié)合文件的年限，性質(zhì)，保密程度，地區(qū)等進(jìn)行分類。需要為文件創(chuàng)設(shè)比較準(zhǔn)確的目錄，可以進(jìn)行整齊擺放，與此同時，為了保持文件的完整性，需要對文件進(jìn)行定期的清理，或者結(jié)合實際，對文件進(jìn)行重新分類[2]。要重視文件的網(wǎng)絡(luò)管理，借助電子郵箱對檔案備份和目錄進(jìn)行保存，借助微機軟件或者移動硬盤對那些不能借助紙質(zhì)存放的文件進(jìn)行保存。有效的利用搜索引擎，可以為后續(xù)的文件查找工作節(jié)省更多的時間，節(jié)約人力資源，防止出現(xiàn)人工失誤情況，導(dǎo)致文件管理工作的效率下降。與此同時，電子文件的運用可以有效的彌補紙質(zhì)文件的不足。在文件不斷增加的狀況下，相關(guān)的管理工作人員需要進(jìn)行有效的清理，分類和存放。如果文件比較多，需要進(jìn)行簡單的記錄，為后續(xù)的工作提供指導(dǎo)。（三）積累經(jīng)驗完善細(xì)節(jié)文件管理工作人員需要不斷學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗，要對事件的后果進(jìn)行預(yù)測，借助有效措施進(jìn)行解決，要做好前期的準(zhǔn)備工作，提升管理工作的實效性。文件管理工作人員需要具備良好的職業(yè)道德，要保護(hù)好文件的安全。在管理工作中一旦發(fā)現(xiàn)不足，需要借助有效方法進(jìn)行整合優(yōu)化[3]。為了有效的利用文件，需要做好文件的存檔工作，保障文件保存工作的高效性，如果文件泄密，導(dǎo)致文件失去原本的意義。如果不能對文件進(jìn)行科學(xué)分類，那么后續(xù)很難進(jìn)行有效查找。所以，要有效的利用文件，實現(xiàn)文件管理保存的目的。在文件存放的實際中，要避免出現(xiàn)內(nèi)容與文件名不符，文件缺失，電子文件泄露，文件不能有效提取等等問題。與此同時，在對文件進(jìn)行歸檔的實際中，不能對文件進(jìn)行混亂擺放，隨意更好等行為，要對每一人文件進(jìn)行有效保存，保障文件的內(nèi)在價值，提升文件管理的質(zhì)量，為后續(xù)的文件利用提供有效幫助。文件的規(guī)范性主要是文件的真實，完整和高效。那些被保存歸檔后的文件需要有效利用，這些被歸檔的文件需要具備可識別的標(biāo)志，保存比較完整，文件名與實際內(nèi)容符合等等。規(guī)范性是文件管理工作的重要前提。規(guī)范字主要是要文件可以分清主次，權(quán)衡輕重，等級識別。可以把使用頻率比較高的文件放置在關(guān)鍵位置，為后續(xù)的運用提供便利。對那些次要文件進(jìn)行科學(xué)整理，根據(jù)級別與相同類型的文件共同存放。可以把索引根據(jù)名稱，時間和區(qū)域等進(jìn)分類規(guī)劃，按照搜集信息，成立卷宗，審核內(nèi)容和處理安放等步驟進(jìn)行保存，可以把工作人員的各類職責(zé)和工作步驟規(guī)范進(jìn)行落實。要在重視管理人員的素質(zhì)教育，提升管理人員的綜合能力和素養(yǎng)，提升管理人員的責(zé)任意識，實現(xiàn)文件管理的高效性。1、開拓思路讓文件管理工作可持續(xù)發(fā)展，伴隨文件的逐漸增加，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件管理的方式逐漸出現(xiàn)一些變化。文件由以往紙質(zhì)文件，聲像文件，實物文件轉(zhuǎn)化為電子文件，網(wǎng)絡(luò)文件，光盤和影碟等智能化的文件。因此，對于人才的需求不斷增加，需要引進(jìn)專業(yè)的管理人員，具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能力，要不斷學(xué)習(xí)，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)[4]。2、開辟多種路徑，開拓資源收集整合的渠道并且進(jìn)行反饋。能夠有效的運用信息資源，創(chuàng)設(shè)科學(xué)的文件資料管理制度。總而言之，為了促進(jìn)文件管理工作的高效運行，需要重視對文件的保密，歸檔和利用，實現(xiàn)文件的價值，促進(jìn)文件管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的效益。
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