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在現(xiàn)代企業(yè)管理中，秘書人員進(jìn)企業(yè)主要應(yīng)掌握的有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。
對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室是一個(gè)綜合性的管理服務(wù)部門，是企業(yè)正常運(yùn)行的橋梁和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協(xié)調(diào)、做好領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)，也要做好上下左右、部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)；既要做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，也要從統(tǒng)觀大局和統(tǒng)攬全局的高度做好外部關(guān)系的協(xié)調(diào)。”因此，秘書人員應(yīng)具有良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)力量，為決策的執(zhí)行和企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)供應(yīng)組織保障。
01
統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門和上下部門之間的關(guān)系以及協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系
秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)意志和決策的傳聲筒。領(lǐng)導(dǎo)得出決策后，會(huì)通過辦公室傳達(dá)到下級(jí)各個(gè)部門，并往往由秘書人員詳細(xì)執(zhí)行、承辦和催辦，所以秘書人員不僅要協(xié)調(diào)各部門開展工作，而且要準(zhǔn)時(shí)監(jiān)督和了解工作的進(jìn)度。因此，當(dāng)某項(xiàng)決策或文件下達(dá)后，我們應(yīng)第一時(shí)間就組織好各部門協(xié)調(diào)協(xié)作，為企業(yè)決策的詳細(xì)執(zhí)行掃清障礙，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)供應(yīng)組織提供支持。
02
要具備扎實(shí)的寫作能力
寫作能力是秘書人員的基本功。“作為領(lǐng)導(dǎo)的助手、辦公室人員首先應(yīng)具有基本的寫作和辦事能力”。在日常工作中，起草文件、擬寫報(bào)告、發(fā)言稿、講話稿是最常見的工作。這就要求秘書人員要具備扎實(shí)的寫作功底，熟知各種應(yīng)用文的寫作、了解各種應(yīng)用文的寫作特點(diǎn)和技巧、才能準(zhǔn)時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的寫作任務(wù)。
03
要擁有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力
這里的語(yǔ)言表達(dá)力量是指口頭表達(dá)力量。“語(yǔ)言既是人們進(jìn)行思維的工具，也是人們溝通思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運(yùn)用語(yǔ)言文字，與溝通的效果關(guān)系非常親密。”秘書人員不僅要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，還要與基層員工溝通，有時(shí)還需要協(xié)調(diào)人與人之間、部門于部門之間的沖突。在工作中，辦公室人員上傳下達(dá)要說(shuō)話，匯報(bào)狀況要說(shuō)話，接待來(lái)訪要說(shuō)話，因此說(shuō)話的技巧與藝術(shù)無(wú)時(shí)無(wú)刻不在我們身邊。
