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公文格式要素“附氏三兄弟”的規(guī)范編排

辦文專欄 時間:2023-10-29 12:00:01 收藏 WORD下載

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公文格式正確與否,直接關(guān)系到公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。很多讀者詢問一些具體的公文格式問題。其中大家反映較多、較容易出錯的一個,就是實際工作中易混淆的附件相關(guān)問題。今天,我們根據(jù)讀者留言情況,談?wù)劯郊⒏郊f明和附注的編排。 

附件、附件說明和附注都是《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)規(guī)定的18個公文格式要素之一,名字里都帶個字,可以稱其為附氏三兄弟。這哥仨在公文格式要素“18條好漢中排名比較靠后,再加上他們都姓,容易被忽視和混淆。本文對它們的用途、用法、編排及常見錯誤作逐一介紹。 

一、附件 

1.附件的作用和效力 

根據(jù)《條例》,附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。那么問題來了,這些內(nèi)容直接寫入正文不行嗎?為什么要用附件來承載呢? 

設(shè)想一下,對于一些不屬于公文主要內(nèi)容,而是對主要內(nèi)容起解釋、說明、補充、證實、參考作用,而且篇幅較長、相對獨立的文字資料、規(guī)定、名單、數(shù)據(jù)、圖表、圖形等,如果將其直接寫入正文,就會隔斷上下文的聯(lián)系、影響閱讀的連貫性。為了避免上述弊端,我們把它們從正文中抽離出來附在后面,成為附件。 

由此可見,附件的作用是:一方面能夠補充、完善正文,另一方面又能使正文保持簡潔、連貫。因為附件原本是正文的組成部分,所以其內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與正文保持一致和銜接,并且與正文具有同等效力。 

2.附件使用中需要注意的兩個誤區(qū) 

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